Pour comparer une GED au forfait et une GED facturée par utilisateur, calculez leur coût total de possession (TCO) sur une même durée, avec les mêmes fonctionnalités, volumes documentaires et prestations. Le nombre de licences ne suffit pas à déterminer l’offre la plus économique.
Depuis le 5 août 2026, les fonds de commerce d’Open Bee et de Doxense ont été repris par Konica Minolta Business Solutions France. Cette évolution ne rend pas leurs offres automatiquement équivalentes : chaque solution doit toujours être comparée selon ses propres conditions tarifaires, fonctionnelles et contractuelles.
En France, l’offre Advanced d’Open Bee annonce la possibilité d’ajouter des utilisateurs GED sans frais supplémentaires. L’offre dédiée OxyGED, commercialisée par Progedoc, annonce également des utilisateurs illimités sans licence individuelle. Ces caractéristiques ne garantissent toutefois pas un coût global fixe : stockage, options, déploiement et assistance doivent être examinés dans les devis.
Quelles GED françaises comparer selon leur modèle de tarification ?
Certaines offres commercialisées en France prévoient des utilisateurs illimités ; d’autres sont dimensionnées et tarifées sur devis. Leur modèle de facturation, leur périmètre fonctionnel et leurs restrictions ne sont donc pas directement comparables. Les caractéristiques ci-dessous correspondent aux informations communiquées par les fournisseurs et consultées en octobre 2026.
| Solution | Utilisateurs et tarification | Limites et coûts à vérifier |
|---|---|---|
| offre Advanced d’Open Bee | Utilisateurs GED illimités ; ajouts sans frais supplémentaires selon l’éditeur. | Tarif global non publié ; stockage dimensionné et certaines fonctionnalités soumises à des limites. |
| offres OxyGED | Offre dédiée annoncée sans licence, avec utilisateurs et documents illimités. | Tarif de l’offre dédiée défini selon les options ; devis nécessaire. |
| GED chantier archiGED | 40 € HT par mois et par projet, avec utilisateurs illimités annoncés. | Solution spécialisée dans les projets BTP ; facturation par projet, non par entreprise. |
| KomiDoc de Konica Minolta | Solution documentaire à évaluer sur devis selon le projet, les fonctionnalités et les services associés. | Licences, stockage, déploiement, reprise documentaire, formation, support et conditions d’évolution à faire préciser. |
L’offre Advanced d’Open Bee reste une réponse explicite à la recherche d’une solution sans supplément annoncé pour chaque nouvel utilisateur GED. OxyGED dédiée représente une autre possibilité, dont le montant dépend des options sélectionnées. Les offres sur devis nécessitent, elles, une analyse ligne par ligne du périmètre proposé. Rien ne permet de désigner l’une de ces offres comme la moins chère sans disposer de devis complets.
Open Bee et les offres documentaires de Konica Minolta relèvent désormais du même groupe en France, sans pour autant constituer une offre tarifaire unique. Le repreneur annonce le maintien des contrats, des solutions, du support technique et des projets en cours. Pour comparer une proposition, vérifiez l’entité contractante, le périmètre exact des prestations et les éventuelles conditions d’évolution du contrat.
La distinction entre utilisateurs illimités et ressources illimitées est essentielle. Les capacités de stockage, les modules, les volumes traités et le niveau d’assistance peuvent faire varier le coût total, même lorsque l’ajout d’utilisateurs n’est pas facturé.
Quels coûts intégrer au TCO d’une GED ?
Le TCO rassemble les dépenses nécessaires à la mise en place, à l’utilisation et à la sortie d’une solution documentaire. Pour comparer deux offres, prenez par exemple un horizon commun de 36 mois, puis distinguez les dépenses initiales des charges récurrentes.
Une méthode de comparaison du coût total consiste à inventorier les frais réellement applicables, plutôt qu’à additionner automatiquement tous les postes possibles. Pour une offre proposée sur devis, demandez que chaque poste soit distingué : abonnement, paramétrage, reprise documentaire, formation, support et options.
| Poste | Éléments à intégrer | Calcul |
|---|---|---|
| Abonnement ou licences | Forfait, comptes facturés et éventuels paliers. | Total des mensualités sur 36 mois. |
| Déploiement | Paramétrage, installation, reprise et migration des documents. | Frais initiaux non inclus. |
| Formation | Formation des équipes et accompagnement. | Prestations facturées et coûts internes pertinents. |
| Exploitation | Support, administration, maintenance et assistance. | Coûts récurrents sur la période. |
| Consommation et options | Stockage supplémentaire, volumes traités, modules et connecteurs. | Frais selon les usages prévus. |
| Sortie | Export des documents et accompagnement à la réversibilité. | Coût de sortie applicable. |
La formule générale est la suivante :
TCO = coûts initiaux + abonnements et licences + coûts d’exploitation et options + coûts de sortie.
Si une prestation figure déjà dans le forfait, ne l’ajoutez pas une seconde fois. Les frais internes de gestion du projet doivent également être comptabilisés de manière homogène entre les offres. Cette grille peut compléter la démarche visant à élaborer un budget prévisionnel.
Le coût le plus faible à la souscription n’est pas nécessairement le plus faible sur trois ans : une différence de frais de migration, de support ou de capacité peut modifier la comparaison.
À partir de combien d’utilisateurs le forfait devient-il intéressant ?
Il n’existe pas de seuil universel à partir duquel une GED au forfait devient moins coûteuse qu’une licence par utilisateur. Ce seuil dépend du montant du forfait, du tarif individuel et des autres dépenses propres à chaque offre.
Pour des prix mensuels constants et des prestations équivalentes, sans différence de frais annexes, utilisez :
Nombre d’utilisateurs à l’équilibre = forfait mensuel ÷ prix mensuel par utilisateur.
Exemple fictif, sans correspondance avec un tarif réel. Supposons un forfait de 150 € HT par mois et une offre à 15 € HT par utilisateur et par mois, sur 36 mois. Les fonctionnalités, le stockage et les frais annexes sont supposés identiques.
- Forfait sur 36 mois : 150 × 36 = 5 400 € HT.
- Licences sur 36 mois : 15 × nombre d’utilisateurs × 36.
- Point d’équilibre : 150 ÷ 15 = 10 utilisateurs.
- À dix utilisateurs : 15 × 10 × 36 = 5 400 € HT.
Dans cette simulation, les licences sont moins coûteuses en dessous de dix utilisateurs ; le forfait devient moins coûteux au-delà. Ce résultat ne représente ni un tarif moyen du marché ni le seuil réel d’un fournisseur.
Pour intégrer des frais annexes différents, comparez directement les coûts complets :
TCO forfait = forfait mensuel × 36 + frais propres au forfait.
TCO licences = prix mensuel par utilisateur × nombre d’utilisateurs × 36 + frais propres aux licences.
Lorsque les effectifs changent au cours des trois années, calculez les licences mois par mois, puis additionnez-les. Procédez de même pour les frais variables et les éventuels paliers contractuels : la formule simplifiée ne suffit plus si les prix évoluent par tranche.
À titre d’exemple de tarification publique distincte, Progedoc affiche pour OxyGED mutualisée un prix d’appel de 27 € HT par mois pour le premier utilisateur, puis 10 € HT mensuels par utilisateur supplémentaire. Ces montants concernent l’offre mutualisée, pas l’offre dédiée à utilisateurs illimités, et ne constituent pas à eux seuls son TCO.
Comment vérifier les devis avant de choisir ?
Demandez aux fournisseurs des propositions fondées sur un même cahier des charges : nombre d’utilisateurs actuel et prévisionnel, volume documentaire, workflows, intégrations, assistance et durée contractuelle. Pour les offres Open Bee et celles de Konica Minolta, demandez également si le devis relève d’un contrat existant repris, d’une nouvelle offre ou d’une évolution de périmètre. Vérifiez ensuite chaque différence de prix et de périmètre.
Six vérifications à effectuer avant de signer :
- Utilisateurs : les comptes sont-ils réellement illimités pour tous les rôles nécessaires ? L’ajout d’un compte entraîne-t-il un supplément ?
- Stockage et volumes : quelles capacités sont incluses ? Comment sont facturés les dépassements ?
- Fonctionnalités : les workflows, les connecteurs et les modules nécessaires figurent-ils dans le tarif annoncé ?
- Déploiement et assistance : migration, paramétrage, formation et support sont-ils inclus ou facturés séparément ?
- Engagement : quelles sont la durée contractuelle, les modalités de révision des prix et les conditions de résiliation ?
- Réversibilité : dans quels formats les documents et métadonnées peuvent-ils être exportés et à quel coût ?
Ces questions servent à vérifier les contrats : elles ne signifient pas que tous les fournisseurs appliquent des frais ou des restrictions sur chacun de ces points. Pour compléter le cahier des charges, il est également utile d’examiner comment sécuriser les documents numériques dans l’organisation.
Une fois les réponses obtenues, inscrivez les deux devis dans la même grille TCO et calculez les dépenses sur 36 mois. Conservez séparément les inconnues et les prestations non comparables : une case non renseignée ne doit jamais être considérée comme un coût nul.
Le choix le plus pertinent n’est donc pas automatiquement la GED proposant le plus grand nombre de comptes inclus. Demandez des devis détaillés sur un périmètre identique, puis comparez leurs coûts complets avant de privilégier un forfait ou une facturation par utilisateur.